举办大型会议工作流程.docx

XX县委办公室大型会议工作流程 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 会 议 确 认 会议事由 会议名称 明确会议名称及会标名称 会议时间 明确会议召开时间及集合时间 会议地点 根据参会人数和方式明确 会议地点 出席人员 明确出席领导、参会人员范围 议题及主持人 会议主要议题及大会主持人 会议议程 根据领导安排明确会议议程、发言人名单 会 议 前 期 筹 备 准备会议 会议室预订 根据参会人数确定会议室并安排领导休息室 编写筹备方案 编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责 明确责任分工 各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车 确定协调单位 确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人 会议通知 与反馈 编发会议通知 名称、时间、地点、人员，发文单位，签发 反馈核实人数 核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次， 特别是有发言任务的单位和人员要落实好 会议资料 准备和撰写 根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、 主持词、会议议程、典型发言、决议决定等 资料送审 所有文字材料及时送领导审阅审核 校对定稿 文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人 负责把关，公文格式要正确 印刷装订 定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员 资料分发 领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前 装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放 环节 工作模块 工 作 任 务 具 体 内 容 责任部门 责任人 时限要求 是否完成 会 议 前 期 筹 备 宣传报道 编写通稿 重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片， 专人负责把关，统一报道主题和口径 会议设备 音响话筒 根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并 保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐 电脑及投影 如需要应提前准备并调试好课件演示效果 空调及灯光 检查会场空调及灯光是否能正常使用 会议物品 会标、条幅 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其 它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 主席台桌椅 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导 范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 席位牌 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误 热水水杯湿巾 根据与会领导人数确定好数量 鲜花、绿植 按照领导要求在主席台摆放 用品 根据参会人数提前